【幹事初心者は必見】飲み会幹事の仕方を9つのステップで解説しよう!

この記事では、サラリーマンが飲み会の幹事を頼まれたときにするべきことを、順を追ってまとめます。

ターゲットは、主に中規模な飲み会(数人~30人程度)での幹事です。

 

社会人1年目、はじめて幹事をまかされた。そんなときに読んでください。

あなたが任されたのは忘年会?それとも新年会?または歓迎会でしょうか?

でも大丈夫。この記事で紹介している9つのステップで幹事を進めていけば、失敗することはありませんから。

 

また、幹事という「仕事」は、社内で認められるための大きなチャンスでもあります。ぜひとも成功させて、「今年の新人はできる」ということを見せつけてやろう!

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飲み会幹事の仕事の仕方は9つのステップ

まずは、飲み会幹事の基本的な仕事をまとめてみます。

ちなみに、この記事では上司に飲み会の幹事を頼まれた前提です。会社の飲み会であれば、課長や主任など、グループの長から頼まれることが多いはずです。

飲み会の幹事 仕事内容

  1. 上司へのヒアリング     ・・・頼まれた日に
  2. 候補日程の確認       ・・・早めに
  3. 出欠の確認         ・・・お店の予約までに
  4. お店の予約         ・・・2~3週間前(通常)
  5. 会費の設定         ・・・飲み会の1週間前まで
  6. お店の情報を簡単にまとめる ・・・飲み会の1週間前まで
  7. 飲み会の情報を配信     ・・・飲み会の1週間前まで
  8. 集金            ・・・当日 or 前日
  9. 当日のフォロー       ・・・当日

基本的な内容だけでも、これだけの仕事があります。幹事ってけっこう大変です。

では、順番に説明していきます。

1. 上司へのヒアリング

飲み会の準備を進める前に、上司が求めている飲み会がどういったものか把握することが重要です。

これは仕事と同じですね。後から手直しが入る前に、自分で上司が求めていることを聞き出してしまいましょう。頼まれた日のうちに、ササッと聞くことが重要です。

最低限、下記の点は確認してください。

  • 上司が出席可能な日程
  • 誰か呼びたい人がいるか
  • お店選びにリクエストがあるか

2. 候補日程の確認

次に、飲み会の日程を確認しましょう。「1. 上司へのヒアリング」がしっかり出来れば、その時点で決まっていますね。2つか3つ程、飲み会の候補日程を決めたいところです。

ただ、上司が「いつでもいいよ~」なんてことを言っているのであれば、自分の日程を優先して決めてしまいましょう。

3. 出欠の確認

日程の候補が決まったら参加予定者の出欠を確認します。候補の日程から、一番参加者が多い日程に飲み会を設定しましょう。

メール等で案内を出すと思いますが、回答の締め切りだけは忘れずに記載してください。

出欠確認のメールテンプレートは下記の記事を参考にしてください。
http://xn--m9jd9dn5tsa11bucb.jp/2015/11/15/post-393/

出欠確認のツールについて

出欠の確認には、一番慣れている普段業務で使用しているツールを活用すると楽です。

または、職場で共有のフォルダがある場合にはエクセルで出欠表を作って、ファイルを共有化してもよいでしょう。

テンプレートを作ったので下記の記事からダウンロードできます。
http://xn--m9jd9dn5tsa11bucb.jp/2015/11/22/post-441/

ただ、会社のツールで適当なものがない場合には「調整さん」というツールがオススメです。

「調整さん」とは、出欠確認をメール、ライン等でURLを送るだけで簡単にできてしまう優れものです。ぜひ使ってみてください。

使い方については以下の記事にまとました。
http://xn--m9jd9dn5tsa11bucb.jp/2015/11/09/post-336/

また、飲み会を開催することが決まったら、早めに出欠確認の案内を出すことが重要です。

参加人数を決めてしまわないと、お店の予約に進めません。

4. お店の予約

お店の予約に必要なものは2つ。日時と時間です。

また、飲み会のコースについては4000円くらいものにしておけばよいでしょう。迷う場合には同僚や先輩に確認して、いつもどれくらいの価格なのか聞いてみてください。

でも今年はボーナスが多かった!なんて場合はいつもより高めの設定にしてもいいかもしれませんね。

予約時の注意点について

お店の予約に関して、忘年会シーズンの12月に関しては4週間前かそれ以上の余裕をもって対応してください。人気のお店はすぐに予約で埋まります。

実際、4週前でもけっこうギリギリです…

また、以下の点は予約時に聞いておくこと。

  • キャンセルはいつまで可能か?

急な用事で、出席予定の方が来れなくなることはよくあります。いつまでキャンセル可能なのか確認しておきましょう。

  • 値段は税込か?

消費税は8%もあります。会費が大きく変わるので確認必須です。

  • タバコは吸えるのか?

喫煙者でなければ忘れがちですが、禁煙か喫煙可か確認しておくこと。

その他、お店独自の注意点があれば予約時に店員さんが教えてくれます。たとえば、「幹事の方は30分前までに来てください」という店もあります。注文の仕方を幹事に事前に説明したりコースの確認をするためです。

ちなみに、お店選びに関してはネットのツールや同僚、先輩を頼りましょう。

5. 会費の設定

単純に人数で割ってもよいですが、会費に階段をつけることも多いです。

会社ごと、または課によって慣習が異なるため、飲み会の前に確認しておいたほうが良いでしょう。

たとえば、私の場合は以下のように会費を設定します。

ビビリなんで、弱気の値段設定ですよ。

課長・・・・6500円
副課長・・・6000円
主任・・・・5500円
主任・・・・5500円
中堅社員・・5000円
中堅社員・・5000円
ゲスト・・・ 0円
女性・・・・2500円
若手・・・・4000円
新人・・・・2500円

4000円のコースで税込み、ゲストはタダで計算しています。

余った分は2次会にまわすか、次回の飲み会に使いましょう。気前のいい上司や先輩であれば会費以上に多めに払ってくれます。計算はやり直しになりますけどね。

 

6. お店の情報を簡単にまとめる

飲み会の案内メールを送る前に、お店の情報をまとめておきましょう。

お店の情報で必要なものは下記です。

  • 住所、地図
  • ホームページ
  • コース料理の内容
  • 飲み放題があれば、メニュー
  • お店からの注意点等

特に地図は必ず載せてください。GoogleMAPで調べてきてね!というのは失礼です。

それに、当日迷子が出ると非常にメンドウです。。。

特に、チェーン店を選ぶ際は注意すること!!

なぜなら、2件同じ店名の店があるかもしれないからです。勘違いして、別の店に行く人がかならず一人はいます。

いまどきは、GoogleMAPで店の外観が見れますから、それを掲載してもいいですね。

7. 飲み会の情報を配信

お店を予約し、会費の設定が決まったら案内のメール出しましょう。

メールを出すタイミングは2回。飲み会の1週間~2週間前と飲み会の週頭です。

幹事をするとわかりますが、皆さんわりと白状です。飲み会の日程を普通に忘れます。そのため、フォローを手厚くする必要があります。

案内メールへの記載内容は下記になります。

  • 日時場所
  • 会費
  • 集金日時
  • 予約名
  • お店のホームページ
  • 地図
  • メニュー
  • 注意点

飲み会案内メールのテンプレートは下記記事を参考にしてください。
http://xn--m9jd9dn5tsa11bucb.jp/2015/11/15/post-404/

8. 集金

集金は当日の昼休みがベストです。

封筒を用意して、出席者一覧と会費設定を貼っておきましょう。集金できた方にはチェックを入れていきます。これで漏れがありません。

また、会費設定がすぐにわかることがポイント!「いくらだっけ?」と聞かれることが多いからです。

ほんとにもう、ちゃんと覚えとけよな・・・。

9. 当日のフォロー

事前準備は全部完了。でも幹事は飲み会が終わるまで気が抜けません。

当時に最低限やることは以下になります。

  • 出欠を再度確認
  • 飲み会の司会進行
  • 2次会の先導

当日になって急なキャンセルがないか確認しましょう。当日キャンセルの場合は、お金は頂くか上司に相談しましょう。

また、飲み会当日までに決めておくのが、乾杯、締めの挨拶などの人選です!

締めの挨拶は、職制の一番高い方。たとえば、課長にお願いします。伝えなくても、本人もわかっているはずですが軽く伝えておくと良いです。

乾杯に関しては2番目に位の高い方。もしくはテキトーにネタで人選してもオッケーです。

ただし、あくまで私の会社の場合なのでいつもの飲み会がどうだったのか思い出して決めてください。

事前に伝えることを忘れずに!

補足 2次会について

事前に予約しておくか迷うところです。1次会終わりまでに人数も確定しないので、私の場合はその場で店をダッシュで探します。

 

事前に予約しておき、スマートに進めるのもいいですけど、走り回って探すって頑張ってる感じがしていいですよね?

 

また、2次回の候補を事前に決めておき、飲み会が終わる頃に片っ端から電話をかけるのも手です。

「2次会いくひとー?!」って大声で叫べば手をあげてくれますので、人数を数えてその場で予約しましょう。

まとめ

飲み会の幹事は、普段の業務以上に気をつかう大変な「仕事」です。ですが、そのぶん見返りも大きく、幹事を完璧にこなせば上司や先輩方の記憶に残るでしょう。

ぜひ、会社の同僚・先輩方とコミニュケーションをうまくとって、飲み会を成功させてください。

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